English · Este texto en español es el que rige; la versión en inglés es una traducción.

Términos del Servicio de engman

Versión: 2026-10-27

Estos Términos del Servicio («los Términos») regulan el uso de engman. Léalos completos antes de aceptarlos. Si tiene preguntas, escríbanos a hello@engmanapp.com.

1. Partes

1.1. Estos Términos son un contrato entre:

a) Ruben Amauri Melo Carballo, persona natural domiciliada en Cartagena de Indias, Colombia, que actúa bajo el nombre comercial engman («engman»), con dirección para notificaciones en Carrera 15 # 39-20, Cartagena de Indias, Bolívar, Colombia y correo electrónico hello@engmanapp.com; y

b) la empresa o la persona que tiene el Espacio de trabajo («el Cliente» o «usted»), identificada con la razón social (o, si es una persona natural, su nombre), el país y, si se ingresa, el número de identificación tributaria que se ingresan al crear el Espacio de trabajo.

1.2. En estos Términos:

1.3. engman es solo para uso empresarial. El Cliente lo contrata para que los managers de su organización gestionen a las personas de sus equipos, no para un uso personal, familiar o doméstico. Una persona natural puede ser el Cliente solo si contrata engman para su actividad empresarial o profesional, no como consumidor.

2. Aceptación y facultades

2.1. Estos Términos se aceptan marcando una casilla que aparece sin marcar:

a) al crear un Espacio de trabajo: quien lo crea acepta en nombre del Cliente y declara que tiene facultades para obligarlo. Si no las tiene, no debe crear el Espacio de trabajo;

b) al aceptar una invitación: el manager invitado acepta como Usuario autorizado por el Cliente.

2.2. Las partes acuerdan que el inicio de sesión del Usuario en su cuenta de engman, seguido de la marca de la casilla, es el método para identificar a quien acepta y para firmar su aceptación (Ley 527 de 1999, art. 17).

2.3. En cada aceptación, engman registra el Usuario, el Espacio de trabajo, las versiones de los Términos y de la Política de Privacidad aceptadas, el tipo de aceptación, la fecha y la hora, la dirección IP, la identificación del navegador o la aplicación usada (user agent), el identificador de la sesión y el idioma en que se mostró el texto. En las aceptaciones del Propietario registra además la razón social o el nombre del Cliente, su país y, si se ingresó, su número de identificación tributaria, tal como figuraban en ese momento. Ese registro es la prueba de la aceptación.

2.4. La misma casilla cubre tres cosas: la aceptación de estos Términos, la del Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) que estos Términos incorporan, y la autorización del Usuario para que engman trate sus propios datos personales como lo describe la Política de Privacidad.

3. Documentos del contrato

3.1. El contrato entre engman y el Cliente está formado por estos Términos y por el Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA). Estos Términos incorporan el DPA por referencia, con todos sus anexos, incluidos la lista de Subencargados y la plantilla de aviso para las Personas del Cliente. Un «Subencargado» es un proveedor que trata datos personales del Cliente por cuenta de engman.

3.2. La Política de Privacidad es un documento aparte. Explica cómo trata engman, como Responsable, sus propios datos, por ejemplo los de las cuentas de los Usuarios. También es la política de tratamiento de datos que exige la Ley 1581 de 2012.

3.3. Si estos Términos y el DPA se contradicen en algo sobre datos personales, prevalece el DPA. Para los Clientes que exportan datos personales desde la Unión Europea, el anexo de cláusulas contractuales tipo del DPA prevalece sobre ambos.

4. El servicio y licencia

4.1. engman es una aplicación web en la que los Usuarios llevan los 1:1, el feedback y los planes de carrera de las personas de su propio equipo, e importan los registros que ya llevan en otros lugares, como documentos, hojas de cálculo o transcripciones.

4.2. «Registros» son los 1:1, las acciones pactadas en ellos, el feedback, los planes de carrera, los documentos importados y las notas privadas que llevan los Usuarios.

4.3. Un Usuario también puede conectar a engman un asistente de inteligencia artificial mediante MCP o A2A («Agente conectado»).

4.4. engman concede al Cliente una licencia no exclusiva para que sus Usuarios usen engman mientras este contrato esté vigente. engman conserva todos sus derechos sobre el servicio.

4.5. El Cliente es el Responsable de los Registros. engman los trata como Encargado, por cuenta del Cliente, según el DPA.

4.6. Las Personas del Cliente no tienen cuenta en engman: los Usuarios ingresan su información.

5. Cuentas y usuarios

5.1. Todo Usuario inicia sesión con un segundo factor, como una llave de acceso o un código de una aplicación de autenticación, también cuando entra con su cuenta de Google.

5.2. Los managers invitados actúan por cuenta del Cliente. El Cliente responde por sus Usuarios y por lo que se haga con sus cuentas.

5.3. Cada Usuario acepta estos Términos por sí mismo, y el bloqueo de la sección 15.5 también funciona por Usuario. La aceptación del Propietario obliga al Cliente; la de un manager invitado lo obliga solo a él como Usuario.

5.4. Si la propiedad del Espacio de trabajo pasa a otro Usuario, el nuevo Propietario no tiene que volver a aceptar estos Términos: el Cliente sigue obligado por la aceptación vigente. Al aceptar la transferencia, el nuevo Propietario declara que tiene facultades para actuar por el Cliente; engman registra la transferencia y la avisa por correo electrónico al Propietario anterior y al nuevo.

6. Obligaciones del Cliente

Para los Registros, el Cliente es el Responsable del tratamiento y engman es su Encargado, como lo detalla el DPA. Por eso el Cliente asume las obligaciones de esta sección.

6.1. Informar

El Cliente informa a cada persona sobre la que sus Usuarios llevan Registros que usa engman, para qué fines, qué derechos tiene y cómo puede ejercerlos. Para eso puede usar la plantilla de aviso publicada en la página del DPA. Debe dar el aviso antes de registrar el primer 1:1 con esa persona y, en todo caso, a más tardar un mes después de registrar en engman el primer dato sobre ella.

6.2. Base legal

El Cliente garantiza que tiene la autorización previa que exige la Ley 1581 de 2012, u otra base legal válida, para tratar en engman los datos de cada persona sobre la que se llevan Registros. engman no verifica esa autorización ni esa base legal.

6.3. Datos de categorías especiales

«Datos de categorías especiales» son, entre otros, los datos sobre la salud de cualquier persona, su religión, sus opiniones políticas, su vida sexual, su afiliación sindical, su origen étnico y sus datos biométricos. Incluyen los que la ley colombiana llama «datos sensibles».

El Cliente registra estos datos solo cuando son necesarios y su tratamiento es lícito, bajo su propia responsabilidad. Debe contar con la autorización explícita de la persona, que nunca puede deducirse de conductas inequívocas, y no puede condicionar ninguna actividad a que la persona entregue estos datos.

engman no distingue estos datos del resto del texto que escriben los Usuarios y no les da un tratamiento especial, aparte del cifrado adicional que el DPA describe para ciertos campos, como las notas privadas. Cuando la inteligencia artificial de engman extrae información de documentos importados, deja fuera estos datos y solo indica el motivo.

Le recomendamos no registrar datos de salud, salvo que sea indispensable.

6.4. Menores

engman no está diseñado para llevar Registros sobre menores de edad, y el Cliente no debe usarlo con ese fin.

6.5. Solicitudes de titulares

El Cliente atiende las consultas y los reclamos de los titulares, es decir, de las personas sobre las que se llevan Registros. Si engman recibe una de esas solicitudes, la reenvía al Cliente dentro de los 2 días hábiles siguientes, le informa a quien la hizo que la reenvió, y ayuda al Cliente a responderla como lo dice el DPA.

6.6. Contratistas

Los Usuarios pueden llevar Registros sobre contratistas o ingenieros de proveedores del Cliente solo cuando el Cliente haya determinado que hacerlo es lícito.

7. Inteligencia artificial

7.1. Finalidad prevista

La inteligencia artificial de engman extrae, agrupa y resume los Registros del propio Cliente, con enlaces a sus fuentes, y redacta agendas.

Esa es la finalidad prevista de la inteligencia artificial de engman.

7.2. Lo que nunca hace

La inteligencia artificial de engman nunca califica, clasifica, puntúa ni compara a las personas, no infiere emociones y no recomienda contratar, promover, sancionar ni despedir a nadie.

7.3. Propuestas

Todo resultado de la inteligencia artificial y toda escritura de un Agente conectado es una Propuesta que una persona revisa y confirma en la aplicación web antes de que se guarde.

Este es un compromiso contractual de engman. Los resultados de la inteligencia artificial pueden tener errores u omisiones; por eso el Usuario debe revisar cada Propuesta antes de confirmarla. Puede editarla antes de confirmarla, y lo que se guarda es lo que el Usuario confirma.

7.4. Sin entrenamiento

engman no usa los datos del Cliente para entrenar modelos de inteligencia artificial, y solo trabaja con proveedores de modelos cuyas condiciones les impiden entrenar con esos datos. engman no promete que esos proveedores no conserven ningún dato: sus condiciones pueden permitirles conservarlos por un tiempo limitado, por ejemplo para detectar abusos.

7.5. Proveedores

Los proveedores de inteligencia artificial que usa engman se nombran solo en la lista de Subencargados del DPA.

7.6. Agentes conectados

Cuando un Usuario conecta un Agente conectado, los datos que engman le envía a ese agente salen de engman y quedan sujetos a las condiciones de su proveedor. Ese proveedor no es Subencargado de engman.

Un Agente conectado actúa bajo la aceptación de su Usuario y no puede aceptar estos Términos ni una versión nueva de ellos.

Mientras esta versión de los Términos esté vigente, los Agentes conectados solo ven identificadores, como nombres, correos de trabajo, equipos, fechas y estados, y nunca el contenido de los Registros.

El Propietario puede desactivar los agentes en el Espacio de trabajo, y el Usuario o el Propietario pueden desconectar cada Agente conectado.

7.7. Usos prohibidos

El Cliente no puede usar ningún resultado de la inteligencia artificial de engman como base, ni única ni parcial, para evaluar el desempeño o el comportamiento de una persona, ni para decidir su contratación, promoción, remuneración, sanción o despido.

Los Registros escritos por personas y confirmados por un Usuario son registros del Cliente como empleador. El Cliente puede usarlos en sus procesos de gestión humana, bajo su propia responsabilidad.

El Cliente no debe usar engman de una manera que lo convierta en un sistema de inteligencia artificial de alto riesgo, por ejemplo usando su inteligencia artificial para tomar decisiones sobre relaciones laborales o para supervisar y evaluar el desempeño o el comportamiento de las personas. engman especifica expresamente que su sistema de inteligencia artificial no debe convertirse en un sistema de alto riesgo (Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial, art. 25, apartado 2).

7.8. Transparencia

Los resultados de la inteligencia artificial se identifican en la aplicación como generados por inteligencia artificial y llevan una marca legible por máquina que permite detectarlos como tales (Reglamento (UE) 2024/1689, art. 50, apartado 2). engman publica una guía sobre el uso responsable de su inteligencia artificial, enlazada desde estos Términos.

7.9. Cambios de finalidad

Todo cambio que amplíe la finalidad descrita en la sección 7.1, o que reduzca lo que promete la sección 7.2, es un cambio material: requiere una nueva aceptación (sección 15).

8. Uso aceptable

El Cliente y sus Usuarios no pueden usar engman para:

a) tomar decisiones automatizadas sobre personas en materia de empleo, ni para categorizar personas de forma automatizada;

b) vigilar o monitorear a personas en contra de la ley;

c) inferir o etiquetar las emociones de las personas;

d) ingresar o compartir contenido ilícito;

e) intentar acceder a datos de otros Espacios de trabajo, o afectar la seguridad o el funcionamiento de engman.

Un incumplimiento de esta sección es un incumplimiento grave para efectos de la sección 13.

9. Precios y facturación

9.1. Mientras esta versión de los Términos esté vigente, engman se ofrece sin costo, en pilotos gratuitos. engman no cobra tarifas ni pide datos de pago.

9.2. Antes de cobrar cualquier tarifa, engman publicará una nueva versión de estos Términos con los precios y las condiciones de pago. Esa versión será un cambio material (sección 15), de modo que nada se cobra sin que el Propietario la acepte.

10. Garantías; pilotos «tal cual»

10.1. Durante los pilotos gratuitos, engman se ofrece «tal cual» y según su disponibilidad. engman no garantiza que el servicio funcione sin interrupciones ni errores, ni que sirva para un fin particular del Cliente.

10.2. Durante un piloto gratuito, engman responde solo por los daños que cause con dolo o culpa grave (Código Civil, art. 1604).

10.3. Los resultados de la inteligencia artificial pueden ser inexactos o incompletos. Por eso una persona debe revisar cada Propuesta antes de confirmarla (sección 7.3).

11. Limitación de responsabilidad

11.1. La responsabilidad total de engman frente al Cliente, por todos los hechos relacionados con estos Términos, tiene un tope: el mayor valor entre (a) lo que el Cliente le pagó a engman en los 12 meses anteriores a la reclamación y (b) USD 100 (cien dólares de los Estados Unidos).

11.2. engman no responde por perjuicios indirectos ni por perjuicios imprevisibles, es decir, los que no se previeron ni pudieron preverse al celebrar el contrato. Esta exclusión no comprende el daño emergente ni el lucro cesante que sean consecuencia directa y previsible de un incumplimiento; esos daños quedan sujetos al tope de la sección 11.1.

11.3. Nada en estos Términos limita ni excluye la responsabilidad de engman por dolo o culpa grave (Código Civil, arts. 63 y 1522), ni la que la ley no permita limitar, incluida la que surja de los deberes legales de protección de datos personales.

12. Indemnidad

El Cliente mantendrá indemne a engman frente a las reclamaciones de terceros, incluidas las de las Personas del Cliente y las de las autoridades, que se originen en cualquiera de estos incumplimientos del Cliente o de sus Usuarios:

a) no informar a las personas sobre las que se llevan Registros (sección 6.1);

b) no tener la autorización u otra base legal para tratar sus datos (sección 6.2);

c) usar la inteligencia artificial de engman de una forma prohibida (sección 7.7).

La indemnidad cubre los perjuicios que engman deba pagar y los gastos razonables de su defensa.

13. Vigencia y terminación

13.1. Este contrato está vigente mientras exista el Espacio de trabajo.

13.2. El Cliente puede terminarlo en cualquier momento, eliminando el Espacio de trabajo. Solo el Propietario puede hacerlo, en la aplicación web, después de volver a verificar su identidad y de escribir el nombre del Espacio de trabajo.

13.3. engman puede terminarlo:

a) si el Cliente incumple de forma grave estos Términos, incluido un uso prohibido de la inteligencia artificial (sección 7.7) o un incumplimiento de la sección 8, y no corrige el incumplimiento dentro de los 15 días siguientes al aviso de engman;

b) de inmediato, con aviso al Cliente, si engman se usa de forma ilícita o si su uso amenaza la seguridad del servicio;

c) sin causa, con un aviso de 60 días.

13.4. engman ejerce estas facultades de buena fe y sin abusar de ellas (Código de Comercio, arts. 830 y 871).

13.5. Si el Cliente termina el contrato porque se opone a un nuevo Subencargado, según el DPA, o porque no acepta un cambio material (sección 15), o si engman lo termina sin causa (sección 13.3 c), engman le reembolsa la parte proporcional de las tarifas que haya pagado por anticipado por el periodo que no usará.

13.6. Al terminar el contrato siguen vigentes las obligaciones que por su naturaleza deben sobrevivir: la confidencialidad y la protección de datos del DPA mientras engman conserve Datos del Cliente, la indemnidad (sección 12), las garantías y la limitación de responsabilidad (secciones 10 y 11), los datos al terminar (sección 14), la conservación de los registros de aceptación, la ley aplicable y la solución de controversias (secciones 17 y 18), y las sumas causadas y no pagadas.

14. Datos al terminar

14.1. Cuando el contrato termina, engman elimina los datos del Espacio de trabajo. Si el Propietario elimina el Espacio de trabajo, los datos en uso se eliminan de inmediato, y las copias de seguridad que todavía los contengan expiran en un máximo de 7 días. Si el contrato termina de otra forma, engman los elimina en los plazos del DPA. El DPA describe estas eliminaciones en detalle.

14.2. Antes de que termine el contrato, el Cliente puede obtener una copia de sus datos con las funciones de exportación que engman ofrezca en ese momento. engman no hace exportaciones manuales. Si engman termina el contrato de inmediato (sección 13.3 b), el Cliente puede exportar sus datos durante los 30 días siguientes, salvo que hacerlo cree un riesgo para la seguridad del servicio o sea ilícito.

14.3. engman le confirma la eliminación al Cliente en el correo electrónico del Propietario.

14.4. engman conserva los registros de aceptación de la sección 2.3 como prueba del contrato, aunque se eliminen el Espacio de trabajo o la cuenta del Usuario, durante el plazo que indica la Política de Privacidad.

15. Cambios y versiones

15.1. Versión. Cada versión de estos Términos se identifica por su fecha de vigencia, que aparece al inicio de la página. Una versión de los Términos cubre también el DPA. Cada versión anterior sigue publicada en una dirección web que incluye su fecha. La Política de Privacidad tiene su propia versión y cambia según lo que ella misma dice.

15.2. Cambios no materiales. Solo son no materiales los cambios de esta lista, y solo si no cambian ningún derecho ni obligación de las partes:

a) corregir errores de escritura, de gramática o de formato, renumerar secciones o arreglar un enlace;

b) ajustar la traducción al inglés al texto en español, que es el que rige;

c) actualizar datos de contacto: dirección, correo electrónico o teléfono;

d) agregar o reemplazar un Subencargado, lo que sigue su propio procedimiento en el DPA.

Una versión que solo tiene cambios no materiales rige desde su fecha de vigencia, sin una nueva aceptación. Esta lista no se aplica al DPA: todo cambio del DPA es material, salvo agregar o reemplazar un Subencargado.

15.3. Cambios materiales. Todo otro cambio es material, en especial los que tocan los precios, la responsabilidad, el uso de los datos, la finalidad de la inteligencia artificial y lo que nunca hace (secciones 7.1 y 7.2), la ley aplicable, la solución de controversias, la terminación, cualquier término del DPA y cualquier cambio de la contraparte del Cliente (sección 16). En caso de duda, el cambio es material.

15.4. Aviso de cada versión. engman avisa a los Propietarios por correo electrónico de cada versión nueva, material o no, al menos 30 días antes de que entre en vigencia, y les explica qué cambió. engman conserva esos correos como prueba.

15.5. Aceptación de una versión material. Desde la fecha de vigencia de una versión material, cada Usuario debe aceptarla para seguir usando engman: después de iniciar sesión, una página de aceptación bloquea la aplicación web hasta que la acepte, y sus Agentes conectados reciben el error TERMS_NOT_ACCEPTED hasta entonces. La aceptación del Propietario obliga al Cliente y es también su aprobación, como Responsable, de los cambios del DPA. La primera versión de estos Términos es una versión material.

15.6. Si no la acepta. Si el Propietario no quiere aceptar una versión material, el Cliente puede terminar el contrato eliminando el Espacio de trabajo (sección 13.2), con el reembolso de la sección 13.5.

16. Cesión

16.1. Ruben Amauri Melo Carballo puede ceder este contrato, junto con el DPA, a cualquier sociedad que controle o a la sucesora de esa sociedad, en cualquier país, siempre que la sociedad cesionaria asuma y pueda cumplir todas las obligaciones de estos Términos, del DPA y de la ley de protección de datos personales aplicable. El Cliente da desde ahora su consentimiento a esa cesión, sin reservas (Código de Comercio, arts. 887, 893 y 894). Cuando la cesión surte efecto, la sociedad cesionaria reemplaza a Ruben Amauri Melo Carballo como parte de este contrato.

16.2. engman avisa la cesión al Cliente antes de que surta efecto, de forma que quede prueba del aviso. Todo cambio de la contraparte del Cliente es un cambio material (sección 15): se hace con una nueva versión de estos Términos, que los Usuarios deben aceptar para seguir usando engman.

16.3. El Cliente solo puede ceder este contrato con el consentimiento previo y escrito de engman, salvo a la sociedad que lo suceda en una fusión, una escisión o la venta de su negocio, con aviso previo a engman.

17. Ley aplicable

Estos Términos y el DPA se rigen por la ley colombiana mientras engman sea una persona natural o una sociedad colombiana. La excepción es el anexo de cláusulas contractuales tipo del DPA para los Clientes que exportan datos personales desde la Unión Europea: ese anexo se rige por la ley del Estado miembro de la Unión Europea que él mismo indica.

18. Solución de controversias

18.1. Negociación directa. Si surge una controversia, cada parte intentará resolverla de buena fe durante 30 días, escribiéndole a la otra: a engman, a hello@engmanapp.com; al Cliente, al correo electrónico del Propietario. Esta etapa no es obligatoria: no es requisito para acudir a la conciliación ni a un juez, ni para pedir medidas cautelares (Código General del Proceso, art. 13).

18.2. Jueces colombianos. Si la controversia no se resuelve, la deciden los jueces colombianos competentes según las reglas generales, previa conciliación extrajudicial cuando la Ley 2220 de 2022 la exija.

18.3. Las mismas reglas aplican a los Clientes domiciliados fuera de Colombia. Estos Términos no incluyen un pacto arbitral.

18.4. Las controversias sobre el anexo de cláusulas contractuales tipo del DPA siguen lo que ese anexo dispone.

19. Idioma

Estos Términos se redactan en español, y el texto en español es el que rige. La versión en inglés es una traducción y se identifica como tal; si difiere del texto en español, prevalece el español. La casilla de aceptación enlaza la versión en el idioma de la interfaz del Usuario, y engman registra el idioma que se mostró.

20. Notificaciones y contacto

20.1. engman envía sus notificaciones al Cliente al correo electrónico del Propietario.

20.2. El Cliente envía sus notificaciones a engman a hello@engmanapp.com. engman también atiende en el teléfono +57 318 659 4497 y recibe correspondencia en Carrera 15 # 39-20, Cartagena de Indias, Bolívar, Colombia.

20.3. Un correo electrónico cuenta como notificación por escrito.